Intern onderzoek? Trap niet in deze 5 WPO-mythes

5 mythes, helder uitgelegd

Mythe 1 — ‘De WPO gaat enkel over privédetectives.’

Feit: ook op de werkvloer speelt de WPO mee. De wet kijkt naar wat je doet, niet alleen naar wie het doet. Verzamel je dus informatie over personen of over hun gedrag met als doel de belangen van de opdrachtgever te beschermen? Dan kan dat onderzoek onder de WPO vallen. Denk aan vermoedens van fraude, misbruik van bedrijfsmiddelen of misbruik van arbeidsongeschiktheid. De wet van 18 mei 2024 vervangt de oude detectivewet en geldt sinds 16 december 2024. Ze is bovendien van openbare orde: andere afspraken in een contract zetten haar dus niet buitenspel.

Mythe 2 — ‘Voor elk intern onderzoek heb je een vergunning nodig.’

Feit: niet elk onderzoek vraagt een vergunning. Een HR-dienst die bijvoorbeeld af en toe een incident bij eigen werknemers onderzoekt, is niet vergunningsplichtig. De betrokken HR-medewerkers hebben dan ook geen identificatiekaart nodig (art. 43 WPO). Daarentegen heeft een onderneming voor private opsporing of een interne dienst die structureel onderzoeken uitvoert, wél een vergunning nodig. Volgens de memorie van toelichting is er al sprake van zo’n interne dienst zodra onderzoek tot het takenpakket van minstens één werknemer behoort. Indien de interne dienst geen vergunning heeft, kan dat de bewijswaarde van het onderzoek aantasten en zelfs tot nietigheid leiden (art. 101 WPO). Het onderscheid tussen af en toe en structureel is dus heel belangrijk.

Mythe 3 — ‘Zonder reglement mag ik nu niets doen.’

Feit: er is een overgangsperiode, maar geen pauzeknop. Voor het reglement over private onderzoeken op de werkvloer geldt een overgangsperiode van twee jaar. In die periode kan je nog onderzoek voeren zonder reglement. De andere regels van de WPO gelden wel al sinds 16 december 2024. Vanaf 16 december 2026 is er wel een reglement vereist voor elke onderzoeksopdracht over een werknemer, op straffe van nietigheid (art. 65 en 101 WPO). Over occasioneel onderzoek door de werkgever zelf bestaat er discussie: meer daarover bij mythe 5. Wacht hoe dan ook niet op het eerste incident. Een reglement dat net dan verschijnt, kan de betrokken werknemer alarmeren.

Mythe 4 — ‘Het reglement moet een cao of een bijlage bij het arbeidsreglement zijn.’

Feit: de wet schrijft geen vaste vorm voor. Het strikte cascadesysteem uit een eerder ontwerp is geschrapt. De memorie van toelichting noemt een cao, een bijlage bij het arbeidsreglement of een beslissing van de ondernemingsraad. In de rechtsleer wordt ook een policy aanbevolen. Die is flexibeler: een cao sluiten of het arbeidsreglement wijzigen vraagt een formele procedure. Vrij in vorm betekent niet vrijblijvend in aanpak. Informeer en consulteer best vooraf de ondernemingsraad of, als die er niet is, de vakbondsafvaardiging. Leg het overleg kort vast in de notulen en bewaar het bewijs dat de werknemers geïnformeerd zijn. Dat kan via onboarding met ondertekening voor ontvangst, e-mail of intranet. Verandert het reglement ook het gezag of de bevoegdheden van leidinggevenden? Controleer dan of het arbeidsreglement nog volstaat.

Mythe 5 — ‘Ben ik geen interne dienst, dan gelden de regels niet voor mij.’

Feit: geen vergunning nodig betekent niet dat alles mag. Ook als je als werkgever maar af en toe zelf een incident onderzoekt, moet je regels naleven. De WPO bevat gedragsregels voor onder meer interviews, observatie en het betreden van niet-publieke plaatsen. Daarnaast moet je de toepasselijke privacyregels respecteren: de GDPR, cao nr. 81 voor e-mailcontrole en cao nr. 68 en de Camerawet voor camerabeelden. Moet je dan ook alle administratie van een vergunde onderzoeksdienst bijhouden? Daarover bestaat discussie bij occasioneel onderzoek door de werkgever zelf. Het gaat om een reglement, een document waarin de onderzoeksopdracht wordt vastgelegd of een opdrachtenregister, en daarnaast om een onderzoeksdossier dat drie jaar wordt bewaard. Artikel 65 WPO richt zich namelijk tot de “opdrachthouder”. Een deel van de rechtsleer maakt daarom een onderscheid naargelang de situatie. De voorzichtige aanpak? Stel als werkgever hoe dan ook minstens een reglement op, ook als je maar af en toe zelf onderzoekt.

Twijfel je of jouw aanpak onder de WPO valt? Bespreek het vóór je onderzoek start met een juridisch adviseur.

Van weten naar doen: 5 stappen 

1. Breng je onderzoeken in kaart. Onderzoek je af en toe een incident of gebeurt dat structureel? Bepaal of je een interne dienst hebt en een vergunning nodig is.
2. Zet je aanpak op papier. Leg in een reglement of policy vast wanneer je onderzoekt, wie dat doet, welke methoden toegelaten zijn, hoe je gegevens bewaart en wat er na het eindrapport gebeurt. 
3. Betrek de sociale partners. Informeer en consulteer de ondernemingsraad of, als die er niet is, de vakbondsafvaardiging. Leg het overleg vast in de notulen. 
4. Neem je werknemers mee. Informeer hen over het reglement en bewaar het bewijs, bijvoorbeeld via een ondertekening voor ontvangst, e-mail of intranet. 
5. Laat je beleid op elkaar aansluiten. Stem je IT-, e-mail-, camera- en privacybeleid af op de WPO, cao nr. 81, cao nr. 68, de Camerawet en de GDPR. 

Klaar voor onderzoek en voor 16 december 2026? 

Je hoeft dit niet alleen uit te zoeken. Onze experten helpen je met een passend reglement, het overleg met de sociale partners en een onderzoeksprocedure die aan de regels voldoet. Neem contact op via info@pkfbofidilegal.com of met je vaste contactpersoon. 

Dit artikel werd geschreven door Lotte De Wit.

Bron: Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing (BS 6 december 2024).