Deze privacy- en cookieverklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens door alle Belgische vennootschappen die deel uitmaken van de PKF BOFIDI groep, gevestigd te Kortrijksesteenweg 1126A, 9051 Gent (hierna “PKF BOFIDI”).
PKF BOFIDI verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Europese Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” / “AVG”).
Indien u met ons contact opneemt, gebruik maakt van onze diensten, een overeenkomst sluit of de website van PKF BOFIDI bezoekt, erkent u geïnformeerd te zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens.
PKF BOFIDI verwerkt in het kader van haar activiteiten de volgende persoonsgegevens:
Indien u beroep wil doen op de diensten van PKF BOFIDI en een overeenkomst wil sluiten als klant, kan PKF BOFIDI – afhankelijk van de gevraagde dienst – de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, voornaam, e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer, rijksregisternummer, gegevens betreffende gezinssamenstelling, burgerlijke staat en nationaliteit, financiële gegevens, overzicht activa en inkomsten, overzicht passiva en schulden, dossiergegevens, publiekelijk toegankelijke gegevens en alle andere gegevens die u vrijwillig aan PKF BOFIDI overmaakt.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt voor klanten- en dossierbeheer, communicatie, het leveren van de gevraagde diensten (bv. belastingaangifte), de facturatie van de prestaties, het beheren van de boekhouding, met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen (o.m. anti-witwas- en boekhoudkundige verplichtingen) door PKF BOFIDI. De persoonsgegevens worden eveneens verwerkt voor doeleinden van debiteurenbeheer, op grond van het gerechtvaardigd belang van PKF BOFIDI om tijdige betaling van haar facturen te waarborgen.
In het kader van een partnership met PKF BOFIDI, kunnen de volgende gegevens worden verzameld: identificatie- en contactgegevens van de contactpersoon (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer), ondernemingsnummer, gegevens over professionele activiteiten, financiële gegevens en alle andere gegevens die u vrijwillig aan PKF BOFIDI overmaakt.
Deze gegevens worden verwerkt om de partnership uit te voeren, inclusief communicatie, het leveren van diensten, het opvolgen van de samenwerking en het beheer van de boekhouding, met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen door PKF BOFIDI.
Indien u optreedt als leverancier door o.m. diensten of goederen te leveren aan PKF BOFIDI, kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, bankrekeningnummer en alle andere gegevens die u vrijwillig overmaakt.
Leveranciersgegevens worden verwerkt voor het ontvangen van offertes, het betalen van facturen, communicatie en het beheer van onze boekhouding, met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst en om te voldoen aan de wettelijke boekhoudkundige verplichtingen door PKF BOFIDI.
In het geval u contact opneemt met PKF BOFIDI per e-mail, telefonisch, via sociale media of via het contactformulier, worden de volgende persoonsgegevens verwerkt: naam, voornaam, e-mail, telefoonnummer en alle andere informatie die u vrijwillig verstrekt tijdens de communicatie.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt om uw vraag te beantwoorden en uw verzoek te behandelen. De rechtsgrond voor de verwerking van communicatiegegevens is de uitvoering van een door u gevraagde dienst.
In het geval PKF BOFIDI nieuwsbrieven, informatieberichten of updates verstuurt, worden persoonsgegevens zoals naam en e-mailadres verwerkt. Voor bestaande klanten gebeurt dit op basis van het gerechtvaardigd belang van PKF BOFIDI om bestaande klanten te informeren over gerelateerde diensten. Voor alle andere ontvangers wordt direct marketing enkel verstuurd met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen. In elk geval kan de betrokkene zich op elk moment uitschrijven voor de nieuwsbrief en mailings via de opt-out optie in de e-mails.
In het geval u zich aanmeldt als sollicitant bij PKF BOFIDI, kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, voornaam, e-mailadres, CV, motivatiebrief, gedrags- en prestatieresultaten en alle informatie die u vrijwillig verstrekt.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om nieuwe medewerkers aan te werven en de sollicitatieprocedure te doorlopen. Enkel met de uitdrukkelijke toestemming kan de sollicitant opgenomen worden in een wervingsreserve voor toekomstige benadering.
Wanneer u zich inschrijft voor evenementen, opleidingen of webinars van PKF BOFIDI, kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en alle informatie die u vrijwillig verstrekt.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt om uw inschrijving te voltooien en uw deelname aan het evenement mogelijk te maken.
Bij het bezoeken van de website van PKF BOFIDI kunnen wij door het gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën persoonsgegevens verzamelen, zoals uw IP-adres, surfgedrag, duur van de sessie,…. Deze gegevens worden alleen verwerkt met uw uitdrukkelijke toestemming en worden gebruikt om onze website te verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken. Hier vindt u een overzicht van alle gebruikte cookies.
In overeenstemming met dwingende wet- en regelgeving of op basis van een gerechtelijk bevel kan PKF BOFIDI verplicht zijn uw persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, belasting- en douaneautoriteiten, financiële onderzoeks-, gerechtelijke en politiediensten.
PKF BOFIDI kan de persoonsgegevens delen met de verbonden vennootschappen binnen de groep, voor zover dit noodzakelijk is om de diensten te kunnen leveren.
Daarnaast kan PKF BOFIDI uw persoonsgegevens delen met externe dienstverleners zoals onderaannemers, webhostingpartners, softwareleveranciers, gerechtsdeurwaarders, rechtbanken en andere derden, noodzakelijk voor de uitvoering van de diensten. In het geval dat deze derde partijen zich buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) bevinden, zal PKF BOFIDI ervoor zorgen dat de persoonsgegevens worden verwerkt met hetzelfde niveau van beveiliging en bescherming zoals gehanteerd binnen de EER en zal PKF BOFIDI passende maatregelen nemen om de persoonsgegevens tijdens dergelijke overdrachten te beschermen.
In het geval van een wijziging van controle bij PKF BOFIDI of een (gedeeltelijke) overdracht van onze activiteiten naar een andere entiteit, zullen uw persoonsgegevens worden overgedragen om de continuïteit van de diensten te waarborgen.
We bewaren persoonsgegevens zolang als noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking en in overeenstemming met wettelijke voorschriften. Gegevens van klanten, leveranciers, partners kunnen worden bewaard tot maximaal 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst, gelet op ons gerechtvaardigd belang om bewijsstukken te bewaren in het geval van een gerechtelijke procedure.
Sollicitatiegegevens worden bewaard zolang de sollicitatieprocedure loopt en kunnen tot maximaal 5 jaar worden bewaard met het oog op een verdediging tegen antidiscriminatie vorderingen.
Facturatiegegevens en fiscale documenten kunnen bewaard worden tot 10 jaar na de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Indien u meer informatie wenst over bepaalde bewaartermijnen, kan u PKF BOFIDI een verzoek hiertoe richten.
Om de veiligheid van de verwerking van uw persoonsgegevens te garanderen, heeft PKF BOFIDI passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen. De persoonsgegevens worden opgeslagen en bewaard in een veilige omgeving die beschermd wordt door een combinatie van technische en organisatorische maatregelen, zoals encryptietechnieken, authenticatiesystemen om verlies, misbruik, wijziging, openbaarmaking, vernietiging, diefstal of onbevoegde toegang te voorkomen.
Zo zijn o.m. volgende maatregelen genomen: gebruikers- en toegangsbeheer, alarmsysteem en camerabeveiliging, beveiliging van server en softwaretools via login en paswoord, twee factorauthenticatie, up to date malware, firewall, antivirus, interne procedures voor informatiebeveiligingsincidenten.
In uitoefening van uw rechten uit de AVG heeft u het recht om PKF BOFIDI het volgende te verzoeken:
U kan uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@pkfbofidi.com.
Indien u uw rechten wenst uit te oefenen, zal PKF BOFIDI hieraan gevolg geven binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Als het verzoek echter complex is of meerdere vragen betreft, kan de antwoordtermijn verlengd worden en zal PKF BOFIDI u hier binnen de periode van één maand over informeren.
PKF BOFIDI behoudt zich in elk geval het recht voor om met u in gesprek te gaan voordat het verzoek wordt ingewilligd. PKF BOFIDI kan een verzoek afwijzen om verschillende redenen, waaronder:
Op de website van PKF BOFIDI wordt er gebruik gemaakt cookies en gelijkaardige technologieën. Een cookie is een klein gegevensbestand dat door een website op uw computer wordt geplaatst. Cookies worden voornamelijk gebruikt om de efficiëntie van een website en uw website ervaring te verbeteren, de voorkeuren van gebruikers op te slaan, het internetverkeer te analyseren en het surfgedrag te volgen.
Er zijn “first party cookies”, dit zijn cookies die door de eigenaar van de website worden geplaatst. Daarnaast kunnen ook andere derde partijen cookies plaatsen voor analytische en marketingdoeleinden, dit zijn de “third party cookies”.
In onze Cookie Policy vindt u een overzicht van alle cookies.