E-facturatie is verplicht: haalt jouw onderneming al het maximale uit Peppol?

Voor veel bedrijven was Peppol vooral een noodzakelijke stap om in orde te zijn met de regelgeving. Toch merken we bij PKF BOFIDI in de praktijk dat veel ondernemingen de mogelijkheden vandaag nog maar beperkt benutten.

Een goed ingerichte Peppol-oplossing doet meer dan facturen digitaal verzenden en ontvangen. Ze helpt om facturen automatisch in te lezen, goedkeuringen digitaal te laten verlopen, betalingen beter op te volgen en sneller zicht te krijgen op openstaande leveranciersschulden en cashflow. Zo wordt Peppol niet alleen een verplichting, maar ook een hefboom om je administratie efficiënter en betrouwbaarder te organiseren.

Bovendien stopt het verhaal niet bij de huidige verplichting. De komende jaren komen er bijkomende digitale verplichtingen aan, waardoor een goede voorbereiding vandaag belangrijker is dan ooit.

Peppol als hefboom voor efficiëntie

In veel bedrijven verlopen bepaalde stappen vandaag nog deels manueel: inkomende facturen worden via mail doorgestuurd, gegevens worden overgenomen in de boekhouding, goedkeuringen gebeuren verspreid over verschillende personen en betalingen worden manueel opgevolgd.

Met een correct ingerichte oplossing kan een groot deel van dat proces automatisch en overzichtelijk verlopen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Inkomende facturen die automatisch worden ingelezen;
• Digitale goedkeuringsflows met een duidelijk overzicht van openstaande facturen;
• Automatische koppelingen tussen facturen en betalingen;
• Een beter en actueler zicht op leveranciersschulden en cashflow;
• Minder manuele opvolging en minder kans op fouten.

Dat zorgt niet alleen voor tijdswinst, maar ook voor meer controle binnen je onderneming.

Controle en veiligheid blijven belangrijk

Hoewel digitale facturatie heel wat voordelen biedt, blijft het belangrijk om aandacht te hebben voor je controleprocessen. Peppol is een open netwerk. Dat betekent dat je facturen kan ontvangen van andere aangesloten partijen. In de meeste gevallen verloopt dat zonder problemen, maar het blijft belangrijk om waakzaam te zijn voor foutieve of frauduleuze facturen.

Enkele aandachtspunten:

• Facturen van nieuwe of onbekende leveranciers;
• Gewijzigde bankrekeningnummers;
• Facturen die niet overeenstemmen met bestellingen, leveringen of afspraken;
• Facturen die automatisch verwerkt worden zonder duidelijke goedkeuring.

We raden daarom aan om duidelijke controle- en goedkeuringsflows te voorzien voor nieuwe leveranciers, gewijzigde betaalgegevens of facturen boven een bepaald bedrag. Zo behoud je controle, zonder de voordelen van automatisatie te verliezen.

Ook met het oog op de toekomst

E-facturatie is waarschijnlijk niet het eindpunt. In een volgende fase evolueert België richting e-reporting of near real-time reporting.
In 2026 worden er nog geen factuurgegevens automatisch doorgestuurd naar de administratie, maar er wordt wel verwezen naar 2028 als mogelijke timing in het federale regeerakkoord. Wie vandaag zijn processen goed structureert, staat straks sterker voor die volgende stap.

Hoe kan PKF BOFIDI jou hierbij ondersteunen?

Elke onderneming werkt anders. Daarom kijken we niet alleen of je voldoet aan de wettelijke verplichtingen, maar ook welke oplossing het best aansluit bij jouw manier van werken.

We ondersteunen ondernemingen onder andere bij:

• de implementatie en optimalisatie van Peppol-oplossingen;
• het automatiseren van factuur- en goedkeuringsprocessen;
• de voorbereiding op toekomstige e-reporting;
• het analyseren van bestaande workflows en software;
• advies rond digitale facturatie en procesoptimalisatie.

Ben je aangesloten op Peppol, maar twijfel je of je oplossing echt efficiënt is ingericht? Of wil je nagaan of je factuurflow, goedkeuringsproces en betalingsopvolging beter kunnen worden georganiseerd?
Neem dan gerust contact op met één van onze experten.

Dit artikel werd geschreven door Robbe Geussens