Nieuwe wetgeving: terugbetaling elektriciteitskosten voor het laden van bedrijfswagens

Voor werkgevers en werknemers is het cruciaal om het verschil te begrijpen tussen de kosteloze verstrekking van elektriciteit en de terugbetaling van elektriciteitskosten voor het laden van bedrijfswagens. Deze nuances kunnen namelijk een groot verschil maken in de fiscale behandeling.

Kosteloze verstrekking of terugbetaling

Bij een kosteloze verstrekking van elektriciteit betaal je als werkgever rechtstreeks de energieleverancier in naam van je werknemer, bijvoorbeeld via een laadpas of het opladen van de bedrijfswagen op het bedrijfsterrein. Dit wordt beschouwd als een voordeel dat vervat zit in het forfaitaire voordeel van alle aard van de bedrijfswagen zelf, en wordt er dus geen extra belastbaar voordeel vastgesteld.

Bij een terugbetaling van elektriciteitskosten echter, worden de kosten door de werknemer betaald en vervolgens (gedeeltelijk) vergoed door de werkgever. Dit vormt een afzonderlijk voordeel dat fiscaal anders wordt behandeld op basis van de aard van de verplaatsing. De terugbetaling voor elektriciteitskosten die strikt voor professionele verplaatsingen zijn gemaakt worden bezien als een niet-belastbare terugbetaling van de eigen kosten van de werkgever. De werkgever dient hiervoor wel de nodige bewijsstukken bij te houden om aan te tonen dat deze kosten hem eigen zijn.

Een terugbetaling van elektriciteitskosten voor privéverplaatsingen (zoals woon-werkverkeer) echter, wordt bezien als de terugbetaling van persoonlijke elektriciteitskosten. Dit resulteert in een extra belastbaar voordeel bovenop het voordeel van de wagen.

Uitzondering op basis van circulaire 2024/C/77

Een belangrijk aspect van de nieuwe wetgeving is dat de terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever in bepaalde omstandigheden kan worden gelijkgesteld aan de fiscaal voordeligere kosteloze verstrekking van elektriciteit. Dit betekent dat de terugbetaling geen afzonderlijk belastbaar voordeel van alle aard vormt, maar opgenomen wordt in het forfaitaire voordeel van de bedrijfswagen. Om van deze gunstige fiscale uitzondering te genieten, moeten vier voorwaarden worden nageleefd:

1. De werkgever stelt een elektrische laadpaal ter beschikking
   De werkgever moet een laadpaal ter beschikking stellen van de werknemer. Dit is wel geen absolute voorwaarde, zo kan een werknemer die al eigenaar is van een laadpaal deze gewoon blijven verder gebruiken.
2. De laadpaal beschikt over een communicatiesysteem
   De laadpaal moet uitgerust zijn met een specifiek communicatiesysteem dat het verbruik voor het opladen van de bedrijfswagen rechtstreeks aan de werkgever rapporteert. Dit biedt de noodzakelijke transparantie om te garanderen dat de terugbetaling alleen betrekking heeft op de elektriciteit die gebruikt werd voor de bedrijfswagen.
3. Duidelijke afspraken in de car policy
   De car policy van de werkgever moet expliciet voorzien in de terugbetaling van de kosten voor de ‘getankte’ elektriciteit via de laadpaal.
4. Terugbetaling op basis van werkelijke elektriciteitskosten
   De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke elektriciteitskosten. Dit kan echter extreem complex zijn door verschillende factoren zoals dag- en nachttarieven, type energiecontracten, de aanwezigheid van zonnepanelen, …

Om deze complexiteit te beperken alsook de enorme administratie die hiervoor mee gepaard zou gaan, wordt een administratieve tolerantie toegelaten. Werkgevers mogen de werkelijke elektriciteitskosten berekenen aan de hand van een vast bedrag per kWh, zolang dit bedrag niet hoger is dan het maximaal toegestane CREG-tarief. Dit tarief zal per kwartaal afzonderlijk worden bepaald voor de drie gewesten. Het gewest dat van toepassing is, zal gebaseerd worden op de woonplaats van de werknemer. Voor het eerste kwartaal van 2025 bedraagt dit tarief in het Vlaams Gewest bijvoorbeeld 28,22 eurocent per kWh. Het vast tarief biedt een praktische oplossing die de administratieve last voor werkgevers en werknemers aanzienlijk vermindert.

Wat brengt de toekomst?

Hoewel deze regeling een aantrekkelijke oplossing biedt, is het belangrijk te beseffen dat deze administratieve tolerantie slechts tijdelijk van toepassing is. De maatregel geldt tot en met 31 december 2025. Daarna zal de overheid de situatie herzien en mogelijk nieuwe regelgeving invoeren.

Onze experten helpen je graag verder

Als je meer informatie wenst om nu alvast de nodige stappen te ondernemen om te voldoen aan de voorwaarden en administratieve vereisten van deze regeling, kan je ons altijd contacteren. Zo blijf je niet enkel compliant, maar bespaar je jezelf ook tijd, kosten en een hoop zorgen.