Non Profit Checklist

1. Patrimoniumtaks
Vanaf aanslagjaar 2024 wordt de patrimoniumtaks voor vzw’s en stichtingen geheven op basis van
een progressief tarief:

• Vermogen <50.000 euro: vrijgesteld
• 50.000 – 250.000 euro: 0,15%
• 250.000 – 500.000 euro: 0,30%
• 500.000 euro: 0,45%

Dit geldt zowel voor binnen- als buitenlandse bezittingen zoals roerende en onroerende goederen, geldbeleggingen, enz.

Specifieke vzw’s (in onderwijs, zorg, cultuur, sport, etc.) kunnen belastingvrijstellingen of -verminderingen krijgen. Elke vzw moet jaarlijks een aangifte indienen binnen de eerste drie maanden van het aanslagjaar.

2. E-invoicing

Vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht voor quasi alle Belgische btw-plichtige ondernemingen om gestructureerde elektronische facturen (e-facturen) te gebruiken voor B2B-transacties. Een e-factuur wordt als XML-bestand verzonden via netwerken zoals Peppol. Vrijgestelde vzw’s, die alleen activiteiten uitvoeren onder artikel 44 van het Btw-Wetboek, hoeven geen e-facturen te versturen of ontvangen.

Gemengde belastingplichtige vzw’s moeten e-facturen enkel gebruiken voor btw-belaste prestaties, niet voor vrijgestelde activiteiten. Zorg ervoor dat uw organisatie duidelijk vaststelt of ze onder de e-factureringsverplichting valt en richt interne procedures in om e-facturen correct te verwerken, inclusief het gebruik van de juiste btw-codes.

3. BTW-statuut
Vzw’s zijn doorgaans vrijgesteld van btw voor hun kernactiviteiten, aangezien zij meestal geen commerciële doelstellingen nastreven. Er zijn echter uitzonderingen waarbij vzw’s wel btw-plichtig kunnen zijn, zoals bij fondsenwervingen, verkoop van goederen of verhuur van onroerende goederen. In zulke gevallen moet er btw worden afgedragen over deze economische activiteiten.

Het is belangrijk om per activiteit te beoordelen wat de correcte btw-behandeling is. Dit kan helpen om risico’s van verkeerde aangiftes te minimaliseren, maar biedt ook optimalisatiemogelijkheden voor de aftrek van btw. Een grondige btw-analyse van uw organisatie kan vaak juridische problemen voorkomen en kan financiële voordelen opleveren.

4. Quasi-immuniteit uitvoeringsagenten
Vanaf 1 januari 2025 worden de regels rond de aansprakelijkheid van uitvoeringsagenten (zoals bestuurders, werknemers en zelfstandige dienstverleners) strenger. Deze personen kunnen voortaan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld door derden, zoals schuldeisers van de vzw waarvoor ze werken. Dit betekent een groot risico voor personen die werken namens de organisatie.
Het is echter mogelijk om deze aansprakelijkheid contractueel uit te sluiten. Dit moet expliciet worden opgenomen in nieuwe en lopende contracten met derden (bijv. leveranciers, klanten of sponsors). Zorg dat uw bestaande overeenkomsten tijdig worden aangepast om uw uitvoeringsagenten te beschermen tegen mogelijke claims.

Meer informatie vind je hier.

5. Verwerking van persoonsgegevens (GDPR)
Veel vzw’s voldoen nog niet volledig aan de GDPR-regelgeving voor het verwerken van persoonsgegevens, zelfs niet als ze in 2018 al stappen hebben ondernomen. Bovendien is er een toename van klachten over het gebruik van persoonsgegevens, vooral van ex-werknemers, wat tot juridische risico’s kan leiden.

Regelmatige updates en controles van GDPR-documenten en -processen zijn noodzakelijk, aangezien er sindsdien nieuwe verduidelijkingen en voorschriften zijn gekomen. Overtredingen kunnen resulteren in boetes, maar ook imagoschade is een reëel risico, wat schadelijk kan zijn voor het vertrouwen in uw organisatie.

Meer informatie vind je hier.

6. Vrijwilligers en verenigingswerkers
Vzw’s die werken met vrijwilligers en verenigingswerkers moeten voldoen aan strikte regels. Vrijwilligers werken onbetaald, terwijl verenigingswerkers een beperkte vergoeding ontvangen, die vrijgesteld is van sociale zekerheidsbijdragen en fiscaal gunstig wordt behandeld. Dit statuut kent echter beperkingen, zoals een maximaal aantal toegestane uren per jaar, vooral binnen sectoren zoals sport en cultuur.

Het is belangrijk om duidelijke interne regels te hebben met betrekking tot werktijden, verantwoordelijkheden en veiligheid voor vrijwilligers. Dit voorkomt conflicten en juridische problemen. Zorg ook voor de nodige verzekeringen en aansprakelijkheidsdekkingen om zowel de organisatie als de vrijwilligers te beschermen.

7. Internationale aankopen
Vzw’s zijn soms onbewust van hun verplichtingen bij internationale aankopen van goederen en diensten. Als een vzw goederen of diensten aankoopt van buitenlandse leveranciers, moet vaak Belgische btw worden afgedragen, ook wanneer de leverancier onterecht lokale btw heeft aangerekend. Dit geldt met name bij intracommunautaire aankopen van goederen boven de drempel van 11.200 euro per jaar.

Hiervoor moet de vzw een bijzondere btw-aangifte (nr. 629) indienen. Zorg ervoor dat uw organisatie op de hoogte is van deze verplichtingen, zodat btw correct wordt aangegeven en betaald, en mogelijke boetes worden vermeden.

8. Subsidies
Subsidies zijn een essentiële financieringsbron voor vzw’s en stellen hen in staat hun maatschappelijke impact te vergroten en nieuwe projecten te starten. Ze versterken de duurzame werking van de organisatie en maken innovatie mogelijk, zoals de ontwikkeling van nieuwe methoden of technologieën.

Het is belangrijk om actief op zoek te gaan naar geschikte subsidies om uw vzw financieel stabiel te houden en groeikansen te benutten. Dit kan bijdragen aan een bredere impact van uw organisatie, zowel op lokaal als nationaal niveau.

9. Cashflowmanagement en rapportering
Veel non-profits kampen met gefragmenteerde financiële gegevens, terwijl integratie van data uit ERP-, CRM- en andere systemen waardevolle inzichten kan bieden. Efficiënte financiële rapportering is cruciaal voor strategische besluitvorming en om verbeteringen in kostenbeheer, werkkapitaal en cashflow te realiseren.

Begin met een analyse van uw operationele noden en zoek naar manieren om processen te automatiseren. Digitalisering kan niet alleen routinetaken versnellen, maar ook leiden tot kostenbesparingen en betere financieringsmogelijkheden, wat op lange termijn waarde creëert voor uw organisatie.

Conclusie

De nieuwe regelgeving en verantwoordelijkheden voor vzw’s brengen veranderingen met zich mee die impact hebben op patrimoniumtaks, e-facturatie, btw-plicht, aansprakelijkheid, GDPR-naleving, en het gebruik van vrijwilligers. Het is belangrijk om deze wijzigingen tijdig te implementeren en processen te optimaliseren, om juridische problemen en financiële risico’s te vermijden. Digitalisering en een efficiënt financieel beheer kunnen bovendien bijdragen aan een duurzame en succesvolle werking van uw organisatie.

Bij vragen, aarzel niet om ons te contacteren.