Binnenkort ziet de fiscus mee in jouw facturen. Is jouw onderneming er klaar voor?

Van periodieke btw-aangifte naar quasi realtime rapportering

Vandaag rapporteren ondernemingen hun btw via periodieke aangiften. Facturen worden verwerkt in de boekhouding en nadien samengevat in cijfers die maandelijks of per kwartaal bij de overheid worden ingediend.

Met ViDA verandert dat model fundamenteel. Gegevens uit facturen zullen voortaan veel sneller beschikbaar zijn voor de overheid via gestandaardiseerde digitale systemen, zoals Peppol. De stap is duidelijk: van periodieke rapportering naar rapportering op transactieniveau.

Waar de fiscus vandaag vooral zicht heeft op totalen uit de btw-aangifte, zal hij morgen ook inzicht krijgen in de onderliggende factuurgegevens. Dat verhoogt de transparantie, maar ook de kans dat fouten sneller aan het licht komen.

Welke gegevens worden gedeeld?

De nieuwe rapporteringsmodellen omvatten een brede waaier aan gegevens: btw-nummers van klanten en leveranciers, factuurbedragen en btw-tarieven, omschrijvingen van goederen en diensten, leveringsdata, factuurperiodes, betalingsinformatie en meer.

Omdat die informatie gestructureerd en digitaal wordt doorgestuurd, kan de fiscus die sneller controleren, analyseren en vergelijken. Voor ondernemingen betekent dat één ding: datakwaliteit wordt cruciaal.

Wat betekent dit concreet voor jouw onderneming?

Voor veel kmo’s zit de grootste uitdaging niet in het versturen van e-facturen, maar in de betrouwbaarheid van de achterliggende data. Onvolledige of foutieve gegevens worden in een realtime omgeving veel sneller zichtbaar.

Facturatiefouten kunnen daardoor sneller worden opgemerkt door de fiscus, met een verhoogd risico op vragen, correcties of sancties. Ook spontane rechtzettingen achteraf worden minder evident zodra de fiscus quasi onmiddellijk toegang heeft tot de onderliggende factuurinformatie.

Fiscaliteit wordt daardoor nauwer verweven met facturatie, ERP-systemen en interne processen. Een goede samenwerking tussen finance, operations en IT is dus geen luxe meer, maar een noodzaak.

Wat kan je vandaag al doen?

Hoewel de verplichtingen rond realtime reporting in België gefaseerd verder vorm zullen krijgen, is het verstandig om nu al voorbereidingen te treffen. Wie tijdig anticipeert, vermijdt later tijdsdruk, fouten en onnodige risico’s.

Enkele concrete acties:

• Controleer de juistheid van je klant- en leveranciersdata.
• Evalueer of je facturatiesysteem klaar is voor realtime reporting.
• Kijk de btw-behandeling in je facturen kritisch na op consistentie en correctheid.
• Volg de evoluties rond e-reporting in België en Europa nauwgezet op.

Besluit

De overstap naar realtime reporting is veel meer dan een technische update. Het is een fundamenteel andere manier van rapporteren aan de overheid, waarbij factuurdata sneller zichtbaar worden en fouten dus ook sneller gevolgen kunnen hebben.

Voor ondernemingen is dit hét moment om kritisch te kijken naar hun data, systemen en processen. Wie zich vandaag voorbereidt, creëert rust, vermijdt verrassingen en maakt zijn organisatie klaar voor de volgende stap in de digitalisering van btw-compliance.

Onze PKF BOFIDI experten staan voor je klaar

Bij PKF BOFIDI helpen onze specialisten ondernemingen om zich tijdig en doordacht voor te bereiden op e-facturatie en e-reporting. Heb je vragen over de impact op jouw organisatie of wil je nagaan waar de grootste aandachtspunten liggen? Neem gerust contact met ons op. Onze experten helpen je graag verder met advies op maat en een praktische aanpak.

Dit artikel werd geschreven door Chiara Saenen.