E-facturatie in België: Wat bedrijven moeten weten en hoe ze zich kunnen voorbereiden

Deze wijzigingen zullen een grote impact hebben op ondernemingen, vooral op hun boekhoud- en ERP-systemen, btw-processen en interne flows van documenten, van offerte tot factuur. Een proactieve aanpak is essentieel om compliant te blijven en operationele verstoringen/vertragingen te vermijden.

Wat houdt de verplichte B2B e-facturatie in?

De nieuwe regelgeving vereist dat alle facturen elektronisch worden uitgewisseld in een gestructureerd formaat, zoals Peppol-BIS (conform de EU-norm EN 16931). Een PDF via e-mail is niet meer voldoende.

Belangrijke punten:

• Alle Belgische belastingplichtige bedrijven moeten e-facturen kunnen versturen, ontvangen én bewaren.
• B2C-transacties en bepaalde vrijgestelde sectoren vallen buiten de verplichting.
• Facturen zijn best automatisch verwerkbaar binnen het ERP- en boekhoudsoftwarepaket(ten).

Daarnaast zal België vanaf 2028 real-time rapportage invoeren, waarbij factuurgegevens automatisch naar de fiscus worden gestuurd. Dit betekent dat bedrijven hun btw-flows nauwkeurig in kaart moeten brengen om compliancerisico’s te vermijden.

Waarom nu al voorbereiden?

Veel bedrijven beschouwen 2026 nog als veraf, maar de overgang naar e-facturatie vergt een grondige voorbereiding. Hier zijn enkele cruciale redenen waarom actie ondernemen nu al noodzakelijk is:

1. Impact op ERP en boekhoudsoftware

• Niet alle systemen ondersteunen momenteel Peppol-BIS of geautomatiseerde e-facturatie.
• Bedrijven moeten nagaan of hun huidige ERP-software compatibel is of aanpassingen of koppelingen tussen meerdere pakketten vereist.
• De koppeling met btw-registraties en rapportages moet correct worden ingericht.

2. Vermijden van operationele disruptie en behalen van efficiëntiewinsten

• De implementatie van e-facturatie heeft impact op factuurverwerking, goedkeuringsflows en cashflowbeheer.
• Oplossingen testen en aanpassen in een vroeg stadium voorkomt problemen bij de invoering.
• E-facturatie biedt een unieke kans om niet alleen factuurverwerking te optimaliseren, maar ook andere gelinkte processen zoals offertes, leveringen, werkbonnen en contractbeheer slimmer en efficiënter te maken.

3. Correcte btw-flow en rapportage

• E-facturatie hangt nauw samen met btw-naleving. Fouten in btw-aangiftes kunnen leiden tot sancties.
• Bedrijven met complexe btw-structuren (bijv. internationale transacties, btw-vrijstellingen, verleggingsregels, enz.) raden we sterk aan de flows te (her)bekijken.

4. Verplichte acceptatie van E-facturen

• Ook bedrijven die zelf geen facturen versturen, maar enkel ontvangen, moeten e-facturen kunnen verwerken.
• Dit betekent dat alle Belgische belastingplichtigen een Peppol-aansluiting nodig hebben.

5. E-factuur als wettelijk bewijsmiddel bij een geschil

• Vanaf 2026 zal in Belgische B2B-context enkel een E-factuur nog gelden als een wettelijk bewijsmiddel in geval van discussie over geleverde diensten of goederen.
• Er zal in dat geval ook minder discussie kunnen bestaan over het moment dat de E-factuur werd verzonden en ontvangen. Dit is van belang in kader van het eventueel protesteren van de factuur.

Hoe wij kunnen helpen

Als een A tot Z-adviseur ondersteunen wij ondernemingen bij een vlotte transitie naar e-facturatie en real-time rapportage. Dit omvat:

• ERP- en softwareoptimalisatie: We helpen bedrijven om Peppol-compliant e-facturatie te integreren in hun bestaande systemen of adviseren bij de keuze voor geschikte software. Wij kunnen ook helpen bij de verdere optimalisatie en integratie van andere documenten zoals offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, enz. Op die manier is je onderneming niet alleen conform de audit trail, maar behaal je een positieve business case door snellere goedkeuring en betaling, minder fouten en lagere kosten en een beter financieel inzicht.
• Btw-flowanalyse en risicobeheer: We zorgen ervoor dat btw-processen correct, op maat en efficiënt verlopen, zodat bedrijven compliant zijn bij zowel e-facturatie als real-time rapportage in 2028.
• Testfase en change management: We helpen bedrijven bij de implementatie en testen van e-facturatieflows, zodat de overgang soepel verloopt zonder impact op operationele processen.

Onze PKF BOFIDI experten helpen je graag verder

De invoering van verplichte B2B e-facturatie in 2026 en real-time rapportage in 2028 betekent een ingrijpende verandering voor bedrijven in België. Een tijdige en doordachte voorbereiding is cruciaal om problemen te voorkomen en de voordelen van digitalisering optimaal te benutten.

Wacht niet tot 2026 en neem nu al actie om jouw facturatie- en btw-processen future-proof te maken. Onze experten helpen je graag met een op maat gemaakte strategie.

Dit artikel werd geschreven door Gladys Cristiaensen, btw-expert.