E-facturation en Belgique : Ce que les entreprises doivent savoir et comment se préparer

Ces changements auront un impact majeur sur les entreprises, notamment sur leurs systèmes comptables et ERP, leurs processus de TVA et leurs flux internes de documents, de l’offre à la facture. Une approche proactive est essentielle pour rester conforme et éviter les perturbations ou retards opérationnels.

Qu’implique la facturation électronique B2B obligatoire ?

La nouvelle réglementation exige que toutes les factures soient échangées électroniquement dans un format structuré, tel que Peppol-BIS (conforme à la norme européenne EN 16931). Un PDF par e-mail ne sera plus suffisant.
Points importants :

• Toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent pouvoir envoyer, recevoir et conserver des factures électroniques.
• Les transactions B2C et certains secteurs exemptés ne sont pas concernés par cette obligation.
• Les factures doivent être automatiquement traitables dans les logiciels ERP et comptables.

De plus, à partir de 2028, la Belgique introduira un rapport en temps réel, où les données de facturation seront automatiquement envoyées au fisc. Cela signifie que les entreprises doivent cartographier précisément leurs flux de TVA pour éviter les risques de non-conformité.

Pourquoi se préparer dès maintenant ?

Beaucoup d’entreprises considèrent que 2026 est encore loin, mais la transition vers la facturation électronique nécessite une préparation approfondie. Voici quelques raisons cruciales pour lesquelles il est nécessaire d’agir dès maintenant :

1. Impact sur les logiciels ERP et comptables

• Tous les systèmes ne prennent pas actuellement en charge Peppol-BIS ou la facturation électronique automatisée.
• Les entreprises doivent vérifier si leur logiciel ERP actuel est compatible ou nécessite des ajustements ou des connexions entre plusieurs systèmes.
• La connexion avec les enregistrements et rapports de TVA doit être correctement configurée.

2. Éviter les perturbations opérationnelles et réaliser des gains d’efficacité

• La mise en œuvre de la facturation électronique a un impact sur le traitement des factures, les flux d’approbation et la gestion de la trésorerie.
• Tester et ajuster les solutions à un stade précoce permet d’éviter les problèmes lors de la mise en œuvre.
• La facturation électronique offre une opportunité unique d’optimiser non seulement le traitement des factures, mais aussi d’autres processus liés tels que les offres, les livraisons, les bons de travail et la gestion des contrats de manière plus intelligente et efficace.

3. Flux de TVA correct et rapport

• La facturation électronique est étroitement liée à la conformité TVA. Les erreurs dans les déclarations de TVA peuvent entraîner des sanctions.
• Les entreprises ayant des structures de TVA complexes (par exemple, transactions internationales, exonérations de TVA, règles de report, etc.) sont fortement encouragées à revoir leurs flux.

4. Acceptation obligatoire des factures électroniques

• Même les entreprises qui n’envoient pas de factures, mais en reçoivent uniquement, doivent pouvoir traiter les factures électroniques.
• Cela signifie que tous les assujettis à la TVA en Belgique doivent avoir une connexion Peppol.

5. Facture électronique comme preuve légale en cas de litige

• À partir de 2026, dans le contexte B2B belge, seule une facture électronique sera considérée comme une preuve légale en cas de litige sur les services ou biens fournis.
• Il y aura également moins de discussions possibles sur le moment où la facture électronique a été envoyée et reçue. Cela est important dans le cadre de la contestation éventuelle de la facture.

Comment nous pouvons aider

En tant que conseiller de A à Z, nous soutenons les entreprises dans une transition fluide vers la facturation électronique et le rapport en temps réel. Cela comprend :

• Optimisation des ERP et logiciels : Nous aidons les entreprises à intégrer la facturation électronique conforme à Peppol dans leurs systèmes existants ou conseillons sur le choix de logiciels appropriés. Nous pouvons également aider à l’optimisation et à l’intégration d’autres documents tels que les offres, bons de commande, bons de livraison, etc. De cette manière, votre entreprise est non seulement conforme à la piste d’audit, mais vous obtenez également un retour sur investissement positif grâce à une approbation et un paiement plus rapides, moins d’erreurs et des coûts réduits, ainsi qu’une meilleure visibilité financière.
• Analyse des flux de TVA et gestion des risques : Nous veillons à ce que les processus de TVA soient corrects, adaptés et efficaces, afin que les entreprises soient conformes à la fois pour la facturation électronique et le rapport en temps réel en 2028
• Phase de test et gestion du changement : Nous aidons les entreprises à mettre en œuvre et à tester les flux de facturation électronique, afin que la transition se déroule sans heurts sans impact sur les processus opérationnels.

Nos experts PKF BOFIDI sont à votre disposition

L’introduction de la facturation électronique B2B obligatoire en 2026 et du rapport en temps réel en 2028 représente un changement majeur pour les entreprises en Belgique. Une préparation en temps opportun et réfléchie est cruciale pour éviter les problèmes et tirer pleinement parti des avantages de la numérisation.

Ne tardez pas jusqu’en 2026 et agissez dès maintenant pour rendre vos processus de facturation et de TVA à l’épreuve du futur. Nos experts sont à votre disposition pour vous aider avec une stratégie sur mesure.

Cet article a été écrit par Gladys Cristiaensen, experte en TVA.