Peppol-facturatie vanaf 2026: waarom je algemene voorwaarden nu aandacht vereisen

Het probleem: algemene voorwaarden en Peppol passen niet automatisch samen

Tot nu toe voegden veel ondernemingen hun algemene voorwaarden toe aan facturen: gedrukt op de achterkant van een papieren factuur of als pdf-bijlage bij een e-mail. Deze werkwijze is vertrouwd en werkt goed.

Bij Peppol werkt het anders. Facturen zijn geen pdf’s meer, maar gestructureerde digitale bestanden met vaste velden voor specifieke informatie.

Het Peppol-systeem laat toe om bijlagen mee te sturen (o.a. in pdf-formaat), maar er is geen garantie dat de ontvanger ze correct ontvangt of verwerkt. Of je klant je algemene voorwaarden ziet, hangt af van de software die hij gebruikt. Een verkeerde vermelding kan betekenen dat je algemene voorwaarden niet zichtbaar zijn of niet opgemerkt worden.

De risico’s: wat staat er op het spel?

Als je algemene voorwaarden niet correct worden meegedeeld, loop je concrete risico’s:

1. Gebrek aan bewijs van kennisgeving en/of aanvaarding: Je klant kan betwisten dat hij je algemene voorwaarden kende of aanvaardde. Je voorwaarden kunnen dan juridisch niet afdwingbaar zijn.
2. Verzwakte rechtspositie bij wanbetaling: Bepaling omtrent betalingstermijnen, schadebedingen en intresten zijn niet langer afdwingbaar bij wanbetaling, met alle gevolgen van dien.

De oplossing: algemene voorwaarden meedelen vóór de factuur

De beste manier om risico’s te vermijden, is eenvoudig: zorg dat je klant je algemene voorwaarden kent en accepteert vóór je de factuur via Peppol verstuurt.

Waarom algemene voorwaarden bij de factuur (alleen) niet volstaat
Een factuur komt vaak ná het sluiten van de overeenkomst. Het risico is dus reëel dat je klant de aanvaarding van je algemene voorwaarden afwijst, zeker bij eenmalige transacties, omdat hij geen kennis had van deze voorwaarden bij het sluiten van de overeenkomst. Ook als de factuur onbetaald blijft door de klant, is er geen aanvaarding van de algemene voorwaarden bij de factuur.

Conclusie: deel je algemene voorwaarden best bij offertes, bestelbonnen en samenwerkingsovereenkomsten. Het verwijzen naar voorwaarden op de factuur kan als extra bevestiging, niet als enige methode.

Praktische tips voor “Peppol-proof” algemene voorwaarden

1. Deel algemene voorwaarden (per PDF bijlage) mee met offerte of bestelbon en niet pas met de factuur
   Hierdoor kan er (in theorie) geen discussie bestaan over de correcte kennisgeving van de algemene voorwaarden.
2. Bespreek technische implementatie met accountant / softwareleverancier
   Bij Peppol, is het van groot belang om in het juiste veld de juiste informatie op te geven.
   Bespreek eventueel met je accountant of leverancier van je facturatiesoftware welke velden en informatie elementen je gaat gebruiken. In de juiste velden van een elektronische factuur (UBL XML-bestand) kan een link naar de algemene voorwaarden of zelfs een ingesloten pdf-document worden opgenomen. Let erop dat de implementatie in je software correct gebeurt en dat je de juiste velden en formaten gebruikt, zodat je algemene voorwaarden correct bij de ontvanger aankomen.
3. Pas algemene voorwaarden aan voor E-facturatie
   Het is belangrijk om je algemene voorwaarden en b2b-overeenkomsten met Belgische btw-plichtigen te herzien en daarin duidelijke clausules over e-facturatie via Peppol op te nemen.
   Neem een clausule in je algemene voorwaarden op die stelt dat facturen pas rechtsgeldig zijn zodra ze via Peppol worden uitgewisseld.
4. Leg verantwoordelijkheden contractueel vast
   Het is sterk aangeraden om contractueel vast te leggen wat de gevolgen zijn van het niet-naleven door een van de partijen van zijn Peppol-verplichtingen. Duidelijke afspraken over aansprakelijkheid helpen om discussies en geschillen in de toekomst te vermijden.
5. Verwijs op de factuur naar je algemene voorwaarden
   De factuur kan ook vermelden dat “de algemene voorwaarden erop van toepassing zijn zoals voorzien op de offerte of bestelbon”, al dan niet met een hyperlink naar de algemene voorwaarden. In Peppol kan dit eventueel ook vermeld worden in het vrije tekstveld dat meegestuurd wordt in het gestructureerd bestand.

Actieplan: wat moet je nu doen?

De deadline van 1 januari 2026 komt snel dichterbij. Om tijdig klaar te zijn, raden we aan deze stappen te doorlopen:

Stap 1: Herzie jouw huidige processen (voor eind 2025)
Stap 2: Overleg met je accountant en softwareleverancier (najaar 2025)
Stap 3: Pas je algemene voorwaarden aan (voor eind 2025)
Stap 4: Implementeer nieuwe werkwijze (vanaf begin 2026)

Begin vandaag met de voorbereiding, zodat je op 1 januari 2026 met een gerust hart de overstap naar Peppol kunt maken.

PKF BOFIDI en PKF BOFIDI Legal Advocatenkantoor helpen je graag hierbij.
Neem contact op met pieter-jan.vanmierlo@pkfbofidilegal.com of e-invoicing@pkfbofidi.com

Dit artikel werd geschreven door Pieter-Jan Van Mierlo