Facturation Peppol à partir de 2026 : pourquoi vos conditions générales nécessitent votre attention dès maintenant

Le problème : les conditions générales et Peppol ne s’accordent pas automatiquement

Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises joignaient leurs conditions générales aux factures : imprimées au verso d’une facture papier ou en pièce jointe PDF à un e-mail. Cette méthode est familière et fonctionne bien.

Avec Peppol, c’est différent. Les factures ne sont plus des PDF, mais des fichiers numériques structurés avec des champs fixes pour des informations spécifiques.

Le système Peppol permet d’envoyer des pièces jointes (notamment au format PDF), mais il n’y a aucune garantie que le destinataire les reçoive ou les traite correctement. La visibilité de vos conditions générales dépend du logiciel utilisé par votre client. Une mention incorrecte peut signifier que vos conditions générales ne sont pas visibles ou ne sont pas remarquées.

Les risques : qu’est-ce qui est en jeu ?

Si vos conditions générales ne sont pas communiquées correctement, vous courez des risques concrets :

1. Absence de preuve de notification et/ou d’acceptation: Votre client peut contester avoir eu connaissance ou avoir accepté vos conditions générales. Vos conditions pourraient alors ne pas être juridiquement opposables.
2. Position juridique affaiblie en cas de non-paiement: Les dispositions concernant les délais de paiement, les clauses pénales et les intérêts ne sont plus opposables en cas de non-paiement, avec toutes les conséquences que cela implique.

La solution : communiquer les conditions générales avant la facture

La meilleure façon d’éviter les risques est simple : assurez-vous que votre client connaît et accepte vos conditions générales avant d’envoyer la facture via Peppol.

Pourquoi joindre les conditions générales uniquement à la facture ne suffit pas
Une facture arrive souvent après la conclusion du contrat. Le risque est donc réel que votre client refuse l’acceptation de vos conditions générales, surtout lors de transactions ponctuelles, car il n’en avait pas connaissance lors de la conclusion du contrat. De plus, si la facture reste impayée, il n’y a pas d’acceptation des conditions générales avec la facture.

Conclusion : communiquez vos conditions générales de préférence avec les offres, bons de commande et accords de collaboration. La référence aux conditions générales sur la facture peut servir de confirmation supplémentaire, mais pas comme seule méthode.

Conseils pratiques pour des conditions générales “Peppol-proof”

1. Communiquez les conditions générales (en pièce jointe PDF) avec l’offre ou le bon de commande et non seulement avec la facture
   Ainsi, (en théorie) il ne peut y avoir de discussion sur la notification correcte des conditions générales.
2. Discutez de la mise en œuvre technique avec votre comptable / fournisseur de logiciel
   Avec Peppol, il est essentiel de renseigner la bonne information dans le bon champ.
   Discutez avec votre comptable ou fournisseur de logiciel de facturation des champs et éléments d’information à utiliser. Dans les bons champs d’une facture électronique (fichier UBL XML), un lien vers les conditions générales ou même un document PDF intégré peut être inclus. Veillez à ce que l’implémentation dans votre logiciel soit correcte et que vous utilisiez les bons champs et formats, afin que vos conditions générales arrivent correctement chez le destinataire.
3. Adaptez vos conditions générales à la facturation électronique
   Il est important de revoir vos conditions générales et accords B2B avec des assujettis belges à la TVA et d’y inclure des clauses claires sur la facturation électronique via Peppol.
   Incluez une clause dans vos conditions générales stipulant que les factures ne sont valables juridiquement que lorsqu’elles sont échangées via Peppol.
4. Précisez contractuellement les responsabilités
   Il est fortement conseillé de préciser contractuellement les conséquences du non-respect par l’une des parties de ses obligations Peppol. Des accords clairs sur la responsabilité permettent d’éviter des discussions et litiges à l’avenir.
5. Faites référence à vos conditions générales sur la facture
   La facture peut également mentionner que « les conditions générales s’appliquent comme prévu sur l’offre ou le bon de commande », avec ou sans hyperlien vers les conditions générales. Dans Peppol, cela peut aussi être indiqué dans le champ texte libre du fichier structuré.

Plan d’action : que devez-vous faire maintenant ?

La date limite du 1er janvier 2026 approche rapidement. Pour être prêt à temps, nous recommandons de suivre ces étapes :

Étape 1 : Révisez vos processus actuels (avant fin 2025)
Étape 2 : Consultez votre comptable et fournisseur de logiciel (automne 2025)
Étape 3 : Adaptez vos conditions générales (avant fin 2025)
Étape 4 : Mettez en œuvre la nouvelle méthode de travail (dès début 2026)

Commencez dès aujourd’hui à vous préparer, afin d’aborder sereinement la transition vers Peppol le 1er janvier 2026.

PKF BOFIDI et PKF BOFIDI Legal Cabinet d’Avocats se tiennent à votre disposition pour vous accompagner.
Contactez pieter-jan.vanmierlo@pkfbofidilegal.com ou e-invoicing@pkfbofidi.com pour obtenir de l’aide.

Cet article a été rédigé par Pieter-Jan Van Mierlo.