Gestionnaire quotidien : un corps efficace, mais la vigilance reste nécessaire

De cette manière, l’ensemble de l’organe de gestion n’a pas besoin d’être convoqué pour des décisions de nature limitée ou urgente. Les opérations quotidiennes de l’entreprise peuvent alors être confiées à un organe distinct, tandis que les administrateurs peuvent se concentrer sur la politique stratégique.

L’organe de gestion lui-même est autorisé à nommer des gestionnaires quotidiens. De plus, l’organe de gestion reste compétent pour agir dans le domaine de la gestion quotidienne et est également tenu de superviser le fonctionnement de cet organe.

La loi définit la gestion quotidienne comme suit :

La gestion quotidienne comprend :

• toutes les actions et décisions qui ne dépassent pas les besoins de la vie quotidienne de l’entreprise, ainsi que
• les actions et décisions qui, soit en raison de leur moindre importance, soit en raison de leur nature urgente, ne justifient pas l’intervention de l’organe de gestion.

Ce qui relève exactement de la « gestion quotidienne » variera cependant d’une entreprise à l’autre. Ce qui est une décision courante dans une entreprise (par exemple, des transactions financières jusqu’à 25 000 EUR) peut être plutôt exceptionnel dans une autre entreprise.

Les limitations statutaires sur le pouvoir de représentation d’un gestionnaire quotidien dans une société privée ou publique n’ont qu’un effet interne et ne sont pas opposables aux tiers. Un tiers peut, en principe, présumer de la validité d’une signature par le gestionnaire quotidien, même si cette action est contraire aux accords internes ou aux dispositions statutaires. Dans ce cas, le gestionnaire quotidien reste responsable en interne. L’organe de gestion peut ratifier l’action par la suite, mais conserve également la possibilité de tenir le gestionnaire quotidien responsable en interne.

Cependant, la prudence est de mise lorsqu’il s’agit de signer des offres pour des marchés publics.

En pratique, il est souvent à tort supposé qu’un gestionnaire quotidien est automatiquement autorisé à le faire. Cependant, la signature d’une offre dans le cadre d’un marché public n’est généralement pas considérée comme un acte de gestion quotidienne.

Le risque ? L’offre est considérée comme « substantiellement irrégulière » en raison de l’absence d’une signature valide. Si une majorité des administrateurs n’est pas disponible à ce moment-là pour signer valablement l’offre, le délai est manqué et l’opportunité d’un contrat important est perdue.

Pour éviter les discussions ou le rejet de l’offre dans le cadre d’un marché public, les précautions suivantes sont recommandées :

• Montrer lors de la soumission de l’offre que la signature par le gestionnaire quotidien relève : i) des besoins de la vie quotidienne de l’entreprise, ii) d’un acte de moindre importance, ou iii) d’un acte de nature urgente. Cela doit tenir compte de la nature et de l’étendue du marché public et de la nature, de l’étendue et de l’objet de l’entreprise soumissionnaire. Le soumissionnaire peut inclure les preuves nécessaires avec son offre.
• Rédiger une procuration spéciale pour une ou plusieurs personnes (par exemple, un administrateur ou un employé) qui sont expressément autorisées à signer des offres pour des marchés publics.
• Envisager d’inclure dans les statuts de l’entreprise que chaque administrateur est individuellement autorisé à représenter l’entreprise. Note : cela n’est pas toujours souhaitable, par exemple, dans les entreprises avec des administrateurs A et B ou les entreprises qui travaillent consciemment avec un organe de gestion collégial.

Important : bien qu’une action non autorisée par un gestionnaire quotidien puisse être ratifiée par la suite par l’organe de gestion, cela ne s’applique pas dans le cadre des marchés publics. Là, une procuration accordée ultérieurement ou une ratification d’une signature n’est pas acceptée. La procuration doit exister avant l’ouverture des offres et ne peut pas être rédigée ou soumise par la suite.

Bien qu’un organe de gestion quotidienne contribue souvent au bon fonctionnement de l’entreprise, la vigilance est requise. Comme le montre l’exemple des marchés publics, une seule signature d’un gestionnaire quotidien (non autorisé) peut avoir des conséquences graves. Une signature invalide peut entraîner le rejet d’une offre et la perte d’un contrat important.

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Cet article a été rédigé par Azeddine El Bastani, spécialisé en droit des sociétés, fusions et acquisitions.