Enquête interne ? Ne tombez pas dans ces 5 mythes de la LRP

5 mythes, clairement expliqués

Mythe 1 — « La LRP ne concerne que les détectives privés. »

Fait : la LRP s’applique aussi sur le lieu de travail. La loi s’intéresse à ce que vous faites, pas seulement à qui le fait. Si vous collectez des informations sur des personnes ou sur leur comportement afin de protéger les intérêts du mandant, cette enquête peut donc relever de la LRP. Pensez aux soupçons de fraude, à l’utilisation abusive de moyens de l’entreprise ou à l’abus d’incapacité de travail. La loi du 18 mai 2024 remplace l’ancienne loi sur les détectives et s’applique depuis le 16 décembre 2024. Elle est en outre d’ordre public : des accords contraires dans un contrat ne la mettent donc pas hors jeu.

Mythe 2 — « Toute enquête interne nécessite une autorisation. »

Fait : toutes les enquêtes ne requièrent pas une autorisation. Un service RH qui, par exemple, enquête occasionnellement sur un incident impliquant ses propres travailleurs n’est pas soumis à autorisation. Les collaborateurs RH concernés n’ont alors pas non plus besoin d’une carte d’identification (art. 43 LRP). En revanche, une entreprise de recherche privée ou un service interne qui mène des enquêtes de manière structurelle a bel et bien besoin d’une autorisation. Selon l’exposé des motifs, on parle déjà d’un tel service interne dès que l’enquête fait partie des tâches d’au moins un travailleur. Si le service interne n’a pas d’autorisation, cela peut affecter la valeur probante de l’enquête, voire entraîner sa nullité (art. 101 LRP). La distinction entre occasionnel et structurel est donc essentielle.

Mythe 3 — « Sans règlement, je ne peux rien faire pour l’instant. »

Fait : il existe une période transitoire, mais pas de bouton pause. Pour le règlement relatif aux enquêtes privées sur le lieu de travail, une période transitoire de deux ans s’applique. Pendant cette période, vous pouvez encore mener des enquêtes sans règlement. Les autres règles de la LRP s’appliquent toutefois déjà depuis le 16 décembre 2024. À partir du 16 décembre 2026, un règlement sera en revanche requis pour chaque mission d’enquête concernant un travailleur, sous peine de nullité (art. 65 et 101 LRP). Les enquêtes occasionnelles menées par l’employeur lui-même font l’objet d’une discussion : vous en saurez plus au mythe 5. N’attendez en tout cas pas le premier incident. Un règlement qui apparaît juste à ce moment-là peut alerter le travailleur concerné.

Mythe 4 — « Le règlement doit être une CCT ou une annexe au règlement de travail. »

Fait : la loi ne prescrit aucune forme particulière. Le système strict de cascade d’un projet antérieur a été supprimé. L’exposé des motifs cite une CCT, une annexe au règlement de travail ou une décision du conseil d’entreprise. La doctrine recommande également une policy. Celle-ci est plus flexible : conclure une CCT ou modifier le règlement de travail nécessite une procédure formelle. Forme libre ne signifie pas approche sans engagement. Mieux vaut informer et consulter au préalable le conseil d’entreprise ou, à défaut, la délégation syndicale. Consignez brièvement la concertation dans le procès-verbal et conservez la preuve que les travailleurs ont été informés. Cela peut se faire via l’onboarding avec signature pour réception, par e-mail ou via l’intranet. Le règlement modifie-t-il aussi l’autorité ou les compétences des supérieurs hiérarchiques ? Vérifiez alors si le règlement de travail suffit encore.

Mythe 5 — « Si je ne suis pas un service interne, les règles ne s’appliquent pas à moi. »

Fait : ne pas avoir besoin d’autorisation ne signifie pas que tout est permis. Même si, en tant qu’employeur, vous n’enquêtez qu’occasionnellement vous-même sur un incident, vous devez respecter des règles. La LRP contient des règles de conduite pour, entre autres, les interviews, l’observation et l’accès aux lieux non publics. Vous devez en outre respecter les règles applicables en matière de vie privée : le RGPD, la CCT n° 81 pour le contrôle des e-mails, ainsi que la CCT n° 68 et la loi caméras pour les images de caméra. Faut-il alors aussi tenir toute l’administration d’un service d’enquête autorisé ? Cette question fait l’objet d’une discussion pour les enquêtes occasionnelles menées par l’employeur lui-même. Il s’agit d’un règlement, d’un document dans lequel la mission d’enquête est consignée ou d’un registre des missions, ainsi que d’un dossier d’enquête conservé pendant trois ans. L’article 65 LRP s’adresse en effet au « titulaire de la mission ». Une partie de la doctrine opère donc une distinction selon la situation. L’approche prudente ? En tant qu’employeur, établissez en tout cas au moins un règlement, même si vous n’enquêtez qu’occasionnellement vous-même.

Vous avez un doute : votre approche relève-t-elle de la LRP ? Discutez-en avec un conseiller juridique avant de lancer votre enquête.

Du savoir au faire : 5 étapes

1. Cartographiez vos enquêtes. Enquêtez-vous occasionnellement sur un incident ou le faites-vous de manière structurelle ? Déterminez si vous disposez d’un service interne et si une autorisation est nécessaire.
2. Mettez votre approche par écrit. Consignez dans un règlement ou une policy quand vous enquêtez, qui s’en charge, quelles méthodes sont autorisées, comment vous conservez les données et ce qu’il advient après le rapport final.
3. Impliquez les partenaires sociaux. Informez et consultez le conseil d’entreprise ou, à défaut, la délégation syndicale. Consignez la concertation dans le procès-verbal.
4. Embarquez vos travailleurs. Informez-les du règlement et conservez la preuve, par exemple via une signature pour réception, un e-mail ou l’intranet.
5. Harmonisez vos politiques. Alignez vos politiques IT, e-mail, caméras et vie privée sur la LRP, la CCT n° 81, la CCT n° 68, la loi caméras et le RGPD.

Prêt pour les enquêtes et pour le 16 décembre 2026 ?

Vous n’avez pas à vous débrouiller seul. Nos experts vous aident à élaborer un règlement adapté, à organiser la concertation avec les partenaires sociaux et à mettre en place une procédure d’enquête conforme aux règles. Contactez-nous via info@pkfbofidilegal.com ou votre personne de contact habituelle.

Cet article a été rédigé par Lotte De Wit.

Source : loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée (MB du 6 décembre 2024).