Nouvelle législation : remboursement des frais d’électricité pour la recharge des véhicules d’entreprise

Pour les employeurs et les employés, il est crucial de comprendre la différence entre la fourniture gratuite d’électricité et le remboursement des frais d’électricité pour la recharge des véhicules d’entreprise. Ces nuances peuvent avoir un impact important sur le traitement fiscal.

Fourniture gratuite ou remboursement ?

Lorsqu’il s’agit d’une fourniture gratuite d’électricité, l’employeur paye directement le fournisseur d’énergie au nom de l’employé, par exemple via une carte de recharge ou en rechargeant le véhicule de l’entreprise sur le site de l’entreprise. Cela est considéré comme un avantage compris dans l’avantage forfaitaire en nature du véhicule d’entreprise lui-même, et aucun avantage taxable supplémentaire n’est établi.

Cependant, dans le cas d’un remboursement des frais d’électricité, les frais sont payés par l’employé et ensuite remboursés (partiellement) par l’employeur. Cela constitue un avantage distinct qui est fiscalement traité différemment, selon la nature du déplacement. Le remboursement des frais d’électricité strictement liés aux déplacements professionnels est considéré comme un remboursement non imposable des frais propres de l’employeur. L’employeur doit néanmoins conserver les pièces justificatives nécessaires pour prouver que ces frais lui sont propres.

En revanche, le remboursement des frais d’électricité pour des déplacements privés (comme le trajet domicile-travail) est considéré comme un remboursement des frais personnels d’électricité. Cela entraîne un avantage imposable supplémentaire en plus de l’avantage lié au véhicule.

Exception sur la base de la circulaire 2024/C/77

Un aspect important de la nouvelle législation est que le remboursement des frais d’électricité par l’employeur peut, dans certaines circonstances, être assimilé à la fourniture gratuite d’électricité, qui est fiscalement plus avantageuse. Cela signifie que le remboursement ne constitue pas un avantage imposable distinct, mais est inclus dans l’avantage forfaitaire du véhicule d’entreprise. Pour bénéficier de cette exception fiscale avantageuse, quatre conditions doivent être respectées :

1. L’employeur met une borne de recharge à disposition
   L’employeur doit fournir une borne de recharge à l’employé. Cependant, il ne s’agit pas d’une condition absolue, un employé possédant déjà une borne peut continuer à l’utiliser.
2. La borne de recharge dispose d’un système de communication
   La borne de recharge doit être équipée d’un système de communication spécifique permettant de rapporter la consommation d’électricité pour la recharge du véhicule d’entreprise directement à l’employeur. Cela offre la transparence nécessaire pour garantir que le remboursement ne concerne que l’électricité utilisée pour le véhicule d’entreprise.
3. Des accords clairs dans la politique automobile (car policy)
   La politique automobile de l’employeur doit prévoir explicitement le remboursement des frais d’électricité « rechargée » via la borne de recharge.
4. Remboursement basé sur les coûts réels d’électricité
   Le remboursement doit être basé sur les coûts réels d’électricité. Cependant, cela peut être extrêmement complexe en raison de facteurs tels que les tarifs de jour et de nuit, les types de contrats d’énergie, la présence de panneaux solaires, etc.

Afin de limiter cette complexité et la charge administrative associée, une tolérance administrative est autorisée. Les employeurs peuvent calculer les coûts réels d’électricité sur la base d’un montant forfaitaire par kWh, à condition que ce montant ne dépasse pas le tarif maximal autorisé par la CREG. Ce tarif sera déterminé chaque trimestre séparément pour les trois régions. La région applicable dépendra du lieu de résidence de l’employé. Par exemple, pour le premier trimestre de 2025, ce tarif dans la région flamande sera de 28,22 centimes d’euro par kWh. Ce tarif forfaitaire constitue une solution pratique qui réduit considérablement la charge administrative pour les employeurs et les employés.

Quelles perspectives pour l’avenir ?

Bien que cette mesure offre une solution intéressante, il est important de comprendre que cette tolérance administrative ne s’appliquera que temporairement. La mesure est valable jusqu’au 31 décembre 2025. Après cette date, l’administration réévaluera la situation et pourrait introduire une nouvelle législation.

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