La facturation électronique est obligatoire : votre entreprise tire-t-elle déjà le meilleur parti de Peppol ?

Pour de nombreuses entreprises, Peppol a surtout constitué une étape nécessaire pour se conformer à la réglementation. Pourtant, chez PKF BOFIDI, nous constatons dans la pratique que beaucoup d’entreprises n’exploitent encore aujourd’hui ses possibilités que de manière limitée.

Une solution Peppol bien configurée fait plus que l’envoi et la réception numériques des factures. Elle permet d’intégrer automatiquement les factures, de gérer les approbations de manière numérique, de mieux suivre les paiements et d’obtenir plus rapidement une vue sur les dettes fournisseurs en cours et la trésorerie. Peppol devient ainsi non seulement une obligation, mais aussi un levier pour organiser votre administration de manière plus efficace et plus fiable.

En outre, l’histoire ne s’arrête pas à l’obligation actuelle. Dans les années à venir, de nouvelles obligations numériques feront leur apparition, ce qui rend une bonne préparation aujourd’hui plus importante que jamais.

Peppol comme levier d’efficacité

Dans de nombreuses entreprises, certaines étapes sont encore aujourd’hui partiellement manuelles : les factures entrantes sont transférées par e-mail, les données sont ressaisies en comptabilité, les approbations sont réparties entre différentes personnes et les paiements font l’objet d’un suivi manuel.

Avec une solution correctement configurée, une grande partie de ce processus peut se dérouler de manière automatique et structurée.

Pensez par exemple à :

• Des factures entrantes intégrées automatiquement ;
• Des flux d’approbation numériques avec une vue claire des factures en attente ;
• Des liens automatiques entre les factures et les paiements ;
• Une vue meilleure et plus actuelle des dettes fournisseurs et de la trésorerie ;
• Moins de suivi manuel et moins de risques d’erreurs.

Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’avoir davantage de contrôle au sein de votre entreprise.

Le contrôle et la sécurité restent essentiels

Bien que la facturation numérique offre de nombreux avantages, il reste important d’accorder de l’attention à vos processus de contrôle. Peppol est un réseau ouvert. Cela signifie que vous pouvez recevoir des factures d’autres parties connectées. Dans la plupart des cas, cela se passe sans problème, mais il reste essentiel de rester vigilant face aux factures erronées ou frauduleuses.

Quelques points d’attention :

• Des factures de fournisseurs nouveaux ou inconnus ;
• Des numéros de compte bancaire modifiés ;
• Des factures qui ne correspondent pas aux commandes, aux livraisons ou aux accords ;
• Des factures traitées automatiquement sans approbation claire.

Nous recommandons donc de prévoir des flux clairs de contrôle et d’approbation pour les nouveaux fournisseurs, les données de paiement modifiées ou les factures dépassant un certain montant. Vous conservez ainsi le contrôle, sans perdre les avantages de l’automatisation.

Également avec un regard tourné vers l’avenir

La facturation électronique n’est probablement pas l’étape finale. Dans une phase suivante, la Belgique évoluera vers l’e-reporting ou le near real-time reporting.

En 2026, les données de facturation ne seront pas encore transmises automatiquement à l’administration, mais 2028 est évoqué comme calendrier possible dans l’accord de gouvernement fédéral. Les entreprises qui structurent correctement leurs processus dès aujourd’hui seront mieux préparées pour cette prochaine étape.

Comment PKF BOFIDI peut-il vous accompagner dans ce domaine ?

Chaque entreprise fonctionne différemment. C’est pourquoi nous ne regardons pas seulement si vous respectez les obligations légales, mais aussi quelle solution correspond le mieux à votre manière de travailler.

Nous accompagnons notamment les entreprises dans :

• la mise en place et l’optimisation de solutions Peppol ;
• l’automatisation des processus de facturation et d’approbation ;
• la préparation au futur e-reporting ;
• l’analyse des workflows et logiciels existants ;
• des conseils en matière de facturation numérique et d’optimisation des processus.

Vous êtes connecté à Peppol, mais vous vous demandez si votre solution est réellement configurée de manière efficace ? Ou souhaitez-vous vérifier si votre flux de facturation, votre processus d’approbation et le suivi des paiements pourraient être mieux organisés ?
N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts.

Cet article a été rédigé par Robbe Geussens